Verwerking van gegevens

Als je bij Q-Talent solliciteert vragen we je om informatie met ons te delen: NAW gegevens, contactgegevens, geboortedatum, informatie van je CV, je motivatiebrief en je beschikbaarheid. Deze informatie kun je zelf beheren in het kandidatenportal. De inloggegevens worden automatisch gegenereerd na de sollicitatie. Daarnaast bewaren we de aantekeningen die wij maken tijdens de intakegesprekken, om een goed profiel te kunnen schetsen van onze kandidaten en leggen wij de contactmomenten vast die Q-Talent heeft met kandidaten. Al deze gegevens bewaren wij tot 4 weken na het einde van de sollicitatieprocedure. Binnen deze 4 weken zullen wij je vragen of we jouw gegevens 12 maanden in onze database mogen bewaren, om je in de toekomst te kunnen benaderen voor passende vacatures. Hier zal je expliciet toestemming voor moeten geven. Zonder toestemming mogen wij je gegevens namelijk niet bewaren voor onze talentenpool.

Wanneer je ons geen toestemming geeft, worden je gegevens automatisch volledig geanonimiseerd.

De gegevens van talenten uit onze talentenpool delen wij met potentiële opdrachtgevers binnen Nederland om opdrachten te verwerven. Dit doen wij door middel van een profiel. Dit profiel bevat de voornaam, geboortedatum, woonplaats en beschikbaarheid van het talent, evenals een korte profielschets en informatie van het CV. Dit profiel presenteren wij op een online omgeving aan potentiële opdrachtgevers. Aan de hand van dit profiel maakt de opdrachtgever de keuze of de sollicitatieprocedure met een talent wordt voortgezet. Na beoordeling van dit profiel wordt deze online presentatie verwijderd. De informatie die kandidaten met Q-Talent delen, blijft op deze manier bij Q-Talent.

Van talenten die bij ons in dienst treden bewaren wij bovenstaande gegevens in het personeelsdossier. Daarnaast leggen wij informatie vast met betrekking tot de contactmomenten met opdrachtgevers, de accountmanager en de talentenmanagers van Q-Talent. Wij hebben hier een gerechtvaardigd belang bij om ons werk goed te kunnen uitvoeren en hebben deze informatie nodig ter uitvoering van overeenkomst die we met het talent hebben gesloten door middel van een contract. Daarnaast bewaren wij een kopie van het paspoort, het loonheffingsformulier, bankrekeningnummer en het contract. Hier zijn wij wettelijk toe verplicht. De kopie van het paspoort en het loonheffingsformulier bewaren wij 5 jaar na uitdiensttreding en het contract en andere fiscale informatie, zoals loonstrookjes, 7 jaar na uitdiensttreding. Andere informatie uit het personeelsdossier bewaren wij tot maximaal 2 jaar na uitdiensttreding. Bij Q-Talent willen we graag de NAW gegevens en contactgegevens van onze oud-medewerkers bewaren om ze eventueel te kunnen uitnodigen voor jubilea van Q-Talent of bijzondere evenementen. Hier zullen we toestemming voor vragen bij uitdiensttreding.

Ter uitvoering van een detacheringsovereenkomst zullen wij persoonlijke gegevens van onze werknemers moeten delen met de opdrachtgever, voordat de opdrachtgever kan overgaan tot externe inhuur. Deze informatie wordt vanuit de opdrachtgever opgevraagd. In de meeste gevallen gaat het om NAW gegevens, contactgegevens, burgerlijke stand en het paspoortnummer. Indien we deze informatie met de opdrachtgever delen, informeren wij de betreffende werknemer over welke informatie met de opdrachtgever wordt gedeeld.  

Van onze klanten en samenwerkingspartners bewaren wij bedrijfsnaam, naam, functietitel en contactgegevens. Ook leggen wij informatie vast met betrekking tot contactmomenten die wij met onze klanten hebben. Deze gegevens gebruiken wij om contact op te nemen over onze dienstverlening en om de klantbehoefte te inventariseren. Ten aanzien van ons bestaande netwerk en adresboek heeft Q-Talent hier een gerechtvaardigd belang bij ter uitvoer van onze dienstverlening. Gegevens in ons adresboek bewaren wij tot 4 jaar. Voor het gebruik van deze gegevens voor marketingdoeleinden, zoals het versturen van de Q-Talent nieuwsbrief, vragen wij expliciet toestemming aan de betrokkene.

Voor klanten met wie wij een overeenkomst afsluiten ter aanzien van detachering of werving en selectie, bewaren wij het contract en fiscale gegevens volgens wettelijke verplichting, 7 jaar.

Wij vragen onze klanten om zorgvuldig om te gaan met de persoonlijke gegevens van onze kandidaten en medewerkers en daarbij de richtlijnen te volgen van de AVG. Dit is opgenomen in onze algemene voorwaarden voor detachering en in onze algemene voorwaarden voor werving en selectie.

Bescherming van de gegevens

Q-Talent B.V. is verwerkingsverantwoordelijk voor de verstrekte persoonsgegevens en werkt samen met CQT Zorg & Gezondheid voor de verwerking en bescherming van deze gegevens. Voor het privacy statement van CQT Zorg & Gezondheid, klik hier. CQT hanteert een informatiebeveiligingsbeleid conform de NEN-7510. Vanuit dit beleid zijn er diverse beveiligingsmaatregelen genomen waarmee de beschikbaarheid, integriteit en vertrouwelijkheid van gegevens op een adequate manier wordt beschermd, onder andere door versleuteling van verkeer van en naar onze servers, up-to-date intern gegevensbeschermingsbeleid, gedragscodes voor ons personeel en toegangsbeveliging van pand, computers, netwerksegmentatie, firewalls en back-ups. Voor verdere vragen over het beleid of invulling van de AVG kun je contact opnemen met onze Functionaris Gegevensbescherming (Karin de Fraiture). Voor algemene vragen kun je contact opnemen via het contactformulier op de Q-Talent website.

Q-Talent B.V. maakt gebruik van OTYS recruitment software voor het verwerken van persoonsgegevens. De gegevens worden op de volgende manier beschermd:

Versleuteling van verkeer van en naar de database; up-to-date intern gegevensbeschermingsbeleid; toegangsbeveiliging van pand, computers, netwerksegmentatie, firewalls, back-ups (ook op andere locatie); recovery beleid om verlies van data te voorkomen; automatische anonimisering van persoonlijke gegevens van kandidaten; gedragscodes, security awareness sessies voor personeel; uitgebreide access control policies en jaarlijkse SOC II audit door externe auditor.

OTYS slaat haar gegevens en de gegevens van klanten op binnen de EU (België). Hierbij wordt gebruik gemaakt van subverwerker Sentia (UNITT). Met deze subverwerker heeft OTYS een subverwerkersovereenkomst. Hetzelfde geldt voor subverwerkers Textkernel en Actonomy. Textkernel verwerkt gegevens op basis van de CV parser. De persoonsgegevens die hier ‘doorheen’ gehaald worden, worden verwerkt door Textkernel, maar niet opgeslagen. Zo komen de CV gegevens in de kandidatenportal terecht. Deze gegevens worden niet verstrekt aan derden.

Rechten van betrokkene

Eenieder van wie wij persoonlijke gegevens hebben bewaard heeft het recht deze ten aller tijde op te vragen, te corrigeren of te laten verwijderen. Daarnaast kan de betrokkene een klacht indienen bij de Autoriteit persoonsgegevens wanneer het vermoeden bestaat dat Q-Talent B.V. zich niet houdt aan de Algemene Verordening Gegevensverwerking.

Wijzigingen

Wij behouden ons het recht voor om wijzigingen aan te brengen in deze Privacy verklaring. Raadpleeg daarom regelmatig het Privacy Statement voor een update van ons privacy beleid.